Beek digitaliseert momenteel alle papieren documenten die onder een bewaarplicht vallen en die na 1 januari 2018 zijn gemaakt. Daarnaast worden ook veel digitale documenten, zoals opnames van raadsvergaderingen en content op de gemeentelijke website, opgeslagen in het e-depot. Deze digitale bewaarplaats voldoet aan de eisen van de Archiefwet en zorgt ervoor dat de gemeente haar archief op een efficiënte en raadpleegbare manier kan beheren.

De digitale verslagen van de gemeentelijke commissie- en raadsvergaderingen zullen als eerste in het e-depot worden ondergebracht. Daarna zullen andere documenten volgen. Wethouder Ralph Diederen is enthousiast over de samenwerking met het HCL: “De afgelopen jaren hebben we grote stappen gezet in de digitalisering van onze werkprocessen. Het is een trots moment dat we als eerste gemeente in Zuid-Limburg gebruik maken van het e-depot.”

Geert Luijkx, gemeentearchivaris van Beek en werkzaam bij het HCL, benadrukt dat Beek hiermee een belangrijke pioniersrol vervult. In de toekomst zullen naar verwachting 25 Limburgse overheidsorganisaties hun documenten ook in het e-depot onderbrengen. “Beek loopt voorop met haar digitalisering. Het is voor ons een waardevolle samenwerkingspartner in de ontwikkeling van het e-depot,” aldus Luijkx.

De Gemeente Beek zet hiermee een belangrijke stap in de richting van een efficiënter en toekomstbestendig archiefbeheer.

Meer lezen? klik dan hier.